Software



Es ist eine anwenderspezifische webbasierte Software zur Angebotserstellung => Projektverwaltung => Schriftverkehr => Rechnungsstellung => Mahnwesen

Früher:

Alle Daten wurden in Insellösungen (z.B. Excel) erfasst und bearbeitet. Der Monitor oder der Arbeitsplatz ist voll von PostIt Zetteln. Die Datenerfassung erfolgte am Arbeitsplatz, so dass Informationen in Echtzeit nicht für alle Beteiligten verfügbar sind. Und die Daten waren nur am Arbeitsplatz verfügbar.

Beispiel:  ein Kunde möchte ein Angebot

Als Erstes werden alle Kontaktdaten erfasst und man erstellt ein Angebot nach Kundenvorgaben. Nach dem Zuschicken des Angebotes legt man sich einen Termin zum Nachfassen.
Der Kunde gibt den Auftrag.
Jetzt ist es aber so, dass verschiedene Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten bzw. Auskunft geben sollten. Also muss der Mitarbeiter die Informationen direkt vom Projektverantwortlichen bekommen bzw. sich die Informationen aus Zetteln, Listen o.ä. aus dem Intranet holen.
Wie in der Baubranche nicht unüblich, verlaufen manche Projekte auch über mehrere Jahre. Man muss Zwischenrechnungen stellen, das Projekt erweitern ändern u.a.. Die Rechnungen müssen kontrolliert auf Richtigkeit und Zahlungseingänge geprüft werden. Das heißt, wenn der Kunde im Zahlungsverzug ist und trotzdem neue Aufträge haben will, sollte dies auch bekannt gemacht werden.

Diese Fülle an Informationen -  alles mündlich, mit PostIt oder ExcelListen /Emails -  zu bewältigen, ist schier unmöglich. Es kommt zu Informationsverlust.

Jetzt:

Die Daten werden nur einmal „angefasst“. Sie sind in Echtzeit für alle Beteiligten verfügbar.

Ist der Kunde schon bekannt, muss er nicht noch einmal neu angelegt werden, sondern die Daten werden aus der Datenbank übernommen.
Jeder Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten kann Informationen einsehen und auch eingeben. Eine History ermöglicht, die Änderungen nachzuvollziehen. Im Zweifelsfall erfragt man über das interne Nachrichtensystem die Informationen. Termine und Aufgaben können Mitarbeitern zugeordnet werden. Eine Bauüberwachung kann sofort im Büro ausgedruckt werden.
Sie verwaltet Ihre Vorgänge, Dokumente und Kontaktdaten projektorientiert.
Verwaltung aller kommunikativen Dokumente auf Projektebene, Projekt-Stammdaten, Projekt-Listen, Unterstützung von Projektverzeichnissen und -ordnern, Zeiterfassung, Zeitplanung und Zeitabrechnung. Von der Kalkulation bis zum Mahnwesen sind die Informationen immer einsehbar. Dadurch das sie webbasiert ist, ist es praktisch überall verfügbar und keine Installation am Arbeitsplatz notwendig. Weiterhin hat dies den Vorteil, das es betriebssystemunabhängig funktioniert. Auf der Baustelle die Daten eingeben und im Büro eine Aufgabe verteilen, zum Ausdrucken und per Post verschicken oder selbst per Mail verschicken oder faxen.

Informationen sind schneller verfügbar und abrufbar, so das Sie dem Wettbewerber um Schritte voraus sind und dem Kunden Schritte näher.